Többször felmerült a kérdés, hogy azok az adózók, akik pénztárgépet használnak, de a vevő kérésére számlát is adnak, miként kell helyesen eljárni.
Az egyes gazdasági események bizonylatolásának szabályait az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) X. fejezete szabályozza.
• Abban az esetben, ha a pénztárgéphasználatra kötelezett kereskedelmi tevékenység végzése során a vevő adóalanyként jár el – azaz a vásárláskor adószámát rendelkezésre bocsátja – akkor az értékesítés bizonylata minden esetben a számla (Áfa tv. 159. §, 165. § (3) bekezdés). Tekintve, hogy ugyanarról az ügyletről a számla és nyugta egyidejű kibocsátása a jelenleg hatályos jogszabályi előírások alapján nem merül fel, így ez esetben a pénztárgép használata fel sem merül.

• Amennyiben a vevő nem adóalanyként jár el (pl. magánszemély) és az ellenértéket a teljesítésig készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy pénzhelyettesítő eszközzel maradéktalanul megtéríti és nem kér számlát, akkor az adóalany mentesül a számlakiállítási kötelezettség alól és nyugtakibocsátási kötelezettség terheli (Áfa tv. 165.,166. §). A nyugtát adott esetben az adóalanynak online pénztárgép használatával kell kiállítania. Amikor a fentiek szerinti esetben, a vevő nyugta helyett számlát kér az ügyletről, akkor az ügyletről számlát is és nyugtát is egyidejűleg nem kell kibocsátani. Az ügylet bizonylata a vevő által kért számla lesz, melyet tehát nem kell a pénztárgépben is szerepeltetni. Az értékesítő adóalanynak a bevételeit nem csak a pénztárgépben rögzített tételek jelentik, hanem annak számításakor a számlával kísért ügyletek ellenértékét is figyelembe kell venni. Nem jelenthet tehát problémát, hogy a pénztárgépben rögzített bevételek összege csekélynek tűnik az adóalany által realizált összes bevételhez képest, abban az esetben, ha a bizonylatokból egyértelműen megállapítható, hogy ennek oka az, hogy a bevételek egy része a vevő kérésére kiállított számlákkal igazolt. Az online számla rendszerben történő adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése, kizárólag azon számlák tekintetében áll fenn, mely számlát az értékesítő egy másik, belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére bocsát ki, és amelyen az áthárított adó összege a 100 000 forintot eléri, vagy meghaladja (Áfa tv. 10. számú melléklet).

Fontos lehet a könyvelőknek tudni, hogy a pénztárgép állományából XML fájl készíthető. A pénztárgépek által előállított P7B állományok tulajdonképpen az előállított XML állományok elektronikusan aláírt változata. A program ezzel a funkciójával leválasztja a P7B állományról az aláírást és XML állománnyá alakítja. Ez jelentősen megkönnyítheti a könyvelők munkáját!