Az előlegfizetés bizonylatolása kapcsán a következőkre kell figyelemmel lenni.

Az előlegről az áfatörvény 159. § (2) bekezdés a) pontjából következően számlát akkor kötelező kibocsátani, ha a megrendelő áfa-alany, vagy áfa-alanynak nem minősülő jogi személy. Az áfatörvény 176. § (1) bekezdés a) pontja alapján ilyen esetben akkor van lehetőség egyszerűsített adattartalmú számla kibocsátására, ha a számlán szereplő adatok egyébként forintban kifejezettek.

Amennyiben a megrendelő nem áfa-alany, akkor számlát az előlegről – az áfatörvény 159. § (2) bekezdés b) pontja értelmében – abban az esetben kötelező kibocsátani, ha az előleg összege a 900 ezer forintot eléri vagy meghaladja, illetve ezen összeghatár alatt is, feltéve ez utóbbi esetben, hogy a nem adóalany megrendelő kifejezetten kérte számla kibocsátását. Ez utóbbi esetekben is lehetőség van egyszerűsített adattartalmú számla kibocsátására az áfatörvény 176. § (1) bekezdés b) pontja értelmében, feltéve, hogy az adatok forintban kifejezettek.

Azokban az esetekben, amikor a teljes ellenérték egyösszegben előlegként megfizetésre kerül, a bizonylatolás során két megoldás lehetséges.

a) Az egyik megoldás az, hogy a 100 százalék előleg átvételekor, jóváírásakor a teljesítésre kötelezett adóalany kibocsátja az előlegszámlát (adóalap és adóösszeg bontásban, az ügyletre irányadó áfa-mérték feltüntetése mellett, feltéve, hogy nem egyszerűsített adattartalmú számláról van szó), jelölve az előleg átvételének, jóváírásának napját, mint adófizetési kötelezettség keletkezési napot. Ezt követően pedig majd a teljesítéskor – a teljesítés napjával – kibocsát egy ún. nullás végszámlát, amelyen a korábban átvett, 100 százalék előleget kivezeti.

b) A másik megoldás a teljes ellenérték előlegként való megfizetése esetén az, hogy az előlegszámla és a végszámla ugyanazon számladokumentumra kerül, azaz a kibocsátott előleg-számlán a számlakibocsátó szerepelteti az előlegként átvett 100 százalék összeget (adóalap és adóösszeg bontásban, az ügyletre irányadó áfa-mérték feltüntetése mellett, feltéve, hogy nem egyszerűsített adattartalmú számláról van szó), jelölve az előleg átvételének, jóváírásának napját, mint adófizetési kötelezettség keletkezési napot, majd pedig ezen a számladokumentumon megjelöli az ügylet majdani teljesítési időpontját is, jelezve, hogy ekkor már további ellenérték rendezésre nem kerül sor. Ezzel a megoldással nem történik kétszeres bizonylat-kibocsátás (ti. az előlegszámlát követően egy ún. nullás végszámla kibocsátása), hanem csupán a 100 százalék előleg átvételét, jóváírását kísérő – az előzőek szerint ismertetett adatokkal történő – számla kiállítására kerül sor.

Megjegyzendő, hogy ez utóbbi, ún. egybizonylatos megoldás azonban nem alkalmazható olyan esetekben, amikor a 100 százalék előlegről szóló számla kibocsátásakor még nem ismert az ügylet majdani teljesítési időpontja, ugyanis ez utóbbi esetben az előlegszámlán az ügylet teljesítési időpontjának feltüntetése, és így az áfatörvény 169. § g) pontjának való megfelelés nem lehetséges. Ilyenkor csak az a) pontban leírt megoldás (ti. előlegszámla készítése a teljes ellenértékről és ezt követően a teljesítéskor ún. nullás végszámla kibocsátása) alkalmazható.