A nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról 229/2012. (VIII. 28.) Kormányrendelet 37/G. § (1) pontja rendelkezik arról, hogy a Fenntartó a kapott támogatást miként tartsa nyilván.

A támogatások felhasználását, az ingyenesség, tandíj, térítési díj megállapításával, beszedésével kapcsolatos rendelkezéseket, okiratokat alapfeladatonkénti bontásban elkülönítetten és naprakészen kell nyilvántartani. Az adatok valódiságát az egyes fenntartónál, köznevelési intézménynél megfelelő nyilvántartással, szakmai és pénzügyi dokumentációval kell alátámasztani. A fenntartó a nyilvántartás kialakításáról akként gondoskodik, hogy abból megállapítható legyen, hogy a támogatások milyen határnappal kerültek átadásra és milyen célra kerültek felhasználásra.